Le Codex Cuisine contient toutes les informations et les trucs utiles à savoir pour le/la Lead cuisine, qui prendra soin d'y ajouter ses expériences lors de chaque événement afin de transmettre ce précieux savoir à ses successeurs.

Introduction

Le but de ce document est de servir de base à l’organisation de la cuisine au sein du camp Ran’Dome, pour les différentes activités où un repas est prévu. Il explique le process quotidien pour la préparation des repas ainsi que la répartition des tâches. Le staff cuisine se compose par défaut de:

Un ou plusieurs Kitchen Leads. Ce sont les responsables finaux de la cuisine et de l’organisation des repas. Ils s’occupent du choix des menus, de l’organisation des courses, et des modifications éventuelles à la procédure. Ils sont à disposition des équipes de bénévoles en cas de problème ou de question.
Un Shift Leader pour chaque jour où un repas est prévu. Il est chargé de la supervision opérationnelle de la journée en cours, de l’organisation et de la répartition des tâches, et de la vérification de la checklist [Shift Leader].
Un ou plusieurs Kitchen Crew, qui réalisent les tâches dédiées à la préparation des repas et assistent le Shift Leader.

Ce document vise à ce que les différents repas proposés par Ran’Dome soient préparés dans le respect des fondamentaux suivants:

Hygiène et sécurité alimentaire.
Disponibilité et accessibilité.
Prise en compte des restrictions alimentaires éventuelles.

Pour ce qui concerne le dernier point, et s’agissant d’un catering de masse dans des conditions difficiles, il est demandé à chacun de faire preuve de flexibilité.

Checklist [Kitchen Lead – Avant l’évènement]

Le travail du Kitchen Lead commence bien en amont de l’évènement. Il prépare l’organisation générale de la cuisine et la liste des menus, compile les recettes et les listes des ingrédients et s’assure de l’approvisionnement, dans le respect du budget. Il s’occupe également de recruter les Shifts Leaders et de préparer le planning des volontaires, et si besoin d’adapter la procédure à l’évènement sera. Au plus le travail préparatoire sera complet, au plus les problèmes sur place pourront être évités ou gérés efficacement, et au plus le Kitchen Lead pourra profiter de son temps  Bien entendu, les délais ci-dessous sont données à titre indicatifs, et dépendront tant de la taille de l’évènement que de l’organisation propre du Kitchen Lead. Le Jour J marque le jour de début officiel de l’évènement concerné.

J - 4 mois

- Faire connaissance avec le co-lead.
- Lire attentivement le Kitchen Codex et prendre connaissance de l’ensemble des documents de travail (templates disponibles sur le OwnCloud Ran’Dome/05-Documentation & templates/01-Templates/Kitchen).
- Préparer les documents pour l’année en cours (remplacer XX par l’année en cours dans le nom de fichier, et remplir les noms des Kitchen Leads aux endroits adéquats).
- Organiser une réunion de handover avec le(s) Kitchen Lead(s) de l’année précédente. S’assurer de l’archivage de tous les documents de l’année précédence sur le OwnCloud Ran’Dome.

J - 3 mois

- Préparer une liste de 10 - 15 recettes susceptibles d’intégrer le menu de l’évènement. Ces recettes devront tenir compte des contraintes suivantes :
  - Facilité de préparation (grand groupe et équipements limités).
  - Coût (max. 4 EUR par personne et par repas).
  - Qualité nutritionnelle et gustative.
  - Adaptabilité pour régimes végétariens.
- Sur base de la durée de l’évènement, sélectionner les recettes les mieux adaptées.

OPTIONNEL : Procéder à la sélection en soumettant au vote des participants la liste complète des recettes. Entamer le recrutement des Shifts Leaders par un appel sur le groupe FB de Ran’Dome ainsi que sur Discord.

J - 2 mois

- Publier la liste des recettes sélectionnées sur le groupe Facebook de Ran’Dome ainsi que sur Discord.
- En concertation avec les Shift Leaders, prévoir la répartition des recettes sur la semaine et remplir les colonnes adéquates du document Kitchen_Shifts. Publier celui-ci à un endroit directement éditable par tous (ex. Google Drive ou OwnCloud Ran’Dome).

Initier l’inscription aux Shifts par un appel sur le groupe FB de Ran’Dome ainsi que sur Discord.
- Publier l’adresse à laquelle les participants peuvent remplir le fichier Kitchen_Shifts.
- Pour rappel, tous les participants doivent réaliser un shift cuisine durant le festival. En principe, sont seulement dispensés les Leads de département, ainsi que les membres des teams Build / Strike.
Adapter les quantités dans les recettes sélectionnées, en fonction du nombre de participants prévus dans le camp.
- IMPORTANT: Veiller à uniformiser les unités de mesures. Eviter les descriptions en cuillères à café, cuillères à soupe, tasses, etc..., et transposer toutes les quantités dans le système métrique (http://www.marmiton.org/pratique/table-conversion-mesures.aspx). Cela facilitera tant la commande auprès des fournisseurs que le travail des équipes cuisine pendant l’évènement. Cela permet également de minimiser les risques d’erreur.
- IMPORTANT: Prévoir une marge de 10 à 20% dans les quantités, selon le nombre de personnes. Pour 50 à 60 personnes par exemple, prévoir une grosse dizaine de portions supplémentaires.
Transposer les descriptions des recettes en français dans le document. Pour des raisons d’organisation ultérieure, les aliments frais doivent être repris en rouge et en gras dans les listes d’ingrédients. Par aliments frais, on entend les produits sensibles, qui doivent être conservé en dessous de 6°, soit :
- La viande, le poisson et la charcuterie fraîche
- Les produits de crèmerie (fromage, crème, beurre,…)
- Certains fruits / légumes fragiles

Ceci NE concerne donc PAS :

Les stocks de lait
Les œufs
La viande séchée et les salaisons
La majorité des fruits et légumes

Double-checker les recettes et les quantités finales.
Consolider la liste des marchandises globale, en regroupant les ingrédients par type dans le fichier Kitchen_ListesCourses
Inscrire dans le document Kitchen_ListesCourses la commande pour les postes suivants :
- Petit-déjeuner
- Snacks
- Boissons softs & bières

Les besoins pour ces postes peuvent être évalués en prenant comme base les documents de l’année précédente (disponibles sur le OwnCloud Ran’Dome/03-Archives Evenements/20XX).

J - 1 mois

- Prendre contact avec le fournisseur pour l’informer de l’envoi d’une commande en gros.
  - Préparer la liste spécifique pour le fournisseur, de préférence en utilisant leur propre outil de commande (ex. : https://www.dia.es/compra-online/).
  - Transposer la liste dans le document adéquat (ex : Kitchen_ListeDia), en utilisant la dénomination propre au fournisseur. Ceci permet d’éviter les erreurs sur la marchandise et les quantités.
  - Double-checker les quantités finales (attention aux unités de mesures, produits à la pièce ou au poids par exemple).
  - Transposer le prix de chaque marchandise afin d’assurer un suivi du budget, et transmettre l’estimation du prix total au Camp Lead.

J - 15

- Vérifier directement avec le fournisseur la disponibilité des produits commandés et procéder aux éventuels ajustements.
- Décider ensemble des jours de livraison, en demandant une livraison en deux temps, d’abord pour le gros des marchandises (à J-3 environ), et ensuite pour les produits frais (à J-1).
- Organiser l’approvisionnement - achat direct - pour les marchandises qui ne sont pas disponibles auprès du fournisseur principal (soient non-disponibles sur le site, soient présentes sur le site mais non-disponibles auprès du revendeur local). Transmettre les souches au Camp Lead pour remboursement.

J - 7

- Finaliser le document Kitchen_Shift en remplissant les cases laissées vides. Pour les participants qui ne se sont pas encore inscrits, les inscrire d’office aux shifts laissés vacants.
- Imprimer les documents suivants:
  - Kitchen_Codex (x 1)
  - Kitchen_ListesCourses (x 2)
  - Kitchen_ListeDia (x 2)
  - Kitchen_Commandements (x 2)
  - Kitchen_Recipes (x 2)
  - Kitchen_Shift (x 3)
  - Dans le fichier Kitchen_Codex: Checklist [Kitchen Lead – On Site] (x7)
  - Dans le fichier Kitchen_Codex: Checklist [Shift Leader] (x 7)
- Préparer pour chaque jour une farde plastique reprenant :
  - Un exemplaire de la recette du jour (fichier Kitchen_Recipes)
  - Un exemplaire de la Checklist [Kitchen Lead – On Site]
  - Un exemplaire de la Checklist [Shift Leader]
- Mettre le reste des documents dans une farde à emporter sur site.

J - 3 (On site)

- Lors de l’arrivée du fournisseur, réceptionner les marchandises.
- Demander l’aide des membres de l’équipe build non-occupés à des tâches critiques.
- Appeler le Camp Lead pour procéder au paiement.
- Vérifier la livraison à l’aide du document Kitchen_ListeDia.
- En cas d’oubli ou d’erreur, prendre immédiatement contact avec le fournisseur pour lui demander de compléter la commande de J-1 avec les marchandises manquantes.
- A l’aide du document Kitchen_Recipes, répartir les marchandises en prévoyant, pour chaque jour du festival un ou deux bacs contenant tous les ingrédients nécessaires à la recette (hors produits frais).
- De la même façon, préparer les bacs « petit-déjeuner » et « snacks ».
- OPTIONNEL : Pour les victuailles « petit-déjeuner » et « snacks », et si l’espace de la cuisine le permet, il est aussi possible de disposer l’ensemble des marchandises sur une étagère directement accessible aux équipes cuisine. Les victuailles doivent tout de même être sorties et rangées chaque jour par l’équipe en shift, afin d’assurer une utilisation rationnelle du stock.
- Ranger le reste des marchandises dans le garde manger.

J - 1 (On site)

- Préparer les glacières / frigos pour réceptionner les produits frais. S’assurer qu’ils soient vides, propres et en état de fonctionnement.
- Lors de l’arrivée du fournisseur, réceptionner les produits frais.
  - Envoyer un membre de l’équipe Build chercher un nombre suffisant de sacs de glace pour remplir les glacières / réfrigérateurs.
  - Appeler le Camp Lead pour procéder au paiement.
  - Vérifier la livraison à l’aide du document Kitchen_ListeDia
  - IMPORTANT : Préserver la chaîne du froid en transférant directement les produits frais dans les glacières Food / réfrigérateurs. Y répartir également les sacs de glace.
  - En cas d’oubli ou d’erreur, prendre immédiatement contact avec le fournisseur pour lui demander une livraison supplémentaire avec les marchandises manquantes
- Afficher les documents Kitchen_Commandements et Kitchen_Shifts - en deux exemplaires - aux endroits adéquats (un près du garde-manger et un près de la cuisine par exemple).

Checklist [Kitchen Lead – On Site]

Chaque jour, le Kitchen Lead s’assure de la transmission des informations et des ressources nécessaires au Shift Leader du lendemain, et assure le suivi du Shift Leader du jour en cours.
La veille, en fin de journée
Vérifier que le bac “Petit-déjeuner” et le bac “Dîner” du jour suivant sont prêts et complets.
Transmettre la checklist et la recette au Shift Leader, les parcourir rapidement avec lui et répondre aux questions éventuelles.
Transmettre le bac “Petit-déjeuner” au Shift Leader.
Le jour même
Vérifier l’approvisionnement en glace des glacières. En cas de besoin, envoyer un membre du camp chercher le nombre de sacs nécessaires pour faire l’appoint.
Transmettre le bac “Dîner” au Shift Leader.
Y rajouter les produits frais pour la recette du jour (en rouge et en gras dans la liste des ingrédients).
IMPORTANT: En cas d’utilisation de réfrigérateurs, procéder au relevé quotidien des températures, idéalement deux fois (en fin de matinée et en fin d’après-midi).

Vérifier que la Checklist [Shift Leader] a bien été suivie et complétée.

Checklist [Shift Leader]

Le Shift Leader reçoit de la part du Kitchen Lead deux bacs à provisions: le bac “Petit-déjeuner” et le bac “Dîner”. Ceux-ci contiennent tous les aliments secs / non-périssables pour les repas concernés. Les aliments frais sont conservés dans la glacière “Food” jusqu’au dernier moment. Le Shift Leader peut accéder au garde-manger en cas de besoin. En revanche, la glacière “Food” ne doit-être ouverte que par les Kitchen Lead ou les Camp Lead.

Petit-déjeuner

La veille, vérifier le contenu du bac “Petit-déjeuner”: Céréales (2 paquets) Pain de mie (2 paquets blancs + 2 paquets gris) Confiture / Pâte à tartiner Café / Thé / Cacao Sucre Au besoin, aller dans le garde-manger et compléter le bac avec le nécessaire. Le matin (⌚ 09.30 environ), sortir et disposer sur la table les victuailles pour le petit-déjeuner. Quand tout le monde a déjeuné (⌚ midi environ), ranger les victuailles. Compléter le bac (cfr. checklist) pour le lendemain et le ranger dans le garde-manger.

Snacks & Boissons

En début d’après-midi, vérifier sur les tables la présence d’un assortiment de snacks:
- Chips
- Graines & fruits secs
- Cakes & biscuits
- Fruits frais
Vérifier l’état des stocks dans la Glacière “Boissons”:
- Bières (Dia)
- Jus de fruits, cola & limonades
- Lait
Dans les deux cas, compléter au besoin (depuis le garde-manger).

Dîner

La préparation du dîner commence par défaut vers 15.00. L’idée est de manger une heure avant le coucher du soleil.

AVANT LE REPAS

Rassembler l’équipe du jour et procéder au briefing.

IMPORTANT: Vérifier que toute l’équipe du jour a bien lavé ses mains et les a désinfectées au gel hydroalcoolique.

Vérifier s’il y a éventuellement des portions à mettre de côté pour les absents (C’est la responsabilité individuelle de chacun de signaler son absence pour le repas au Shift Leader).
Lire intégralement la recette.
Vérifier que le bac “Dîner” contient tous les ingrédients nécessaires (sauf les produits frais).
Préparer et vérifier tous les ustensiles nécessaires.
Demander au Kitchen Lead les produits frais à rajouter au bac “Dîner” et vérifier la quantité.
Répartir les tâches parmi les crews, en concertation avec l’équipe.
IMPORTANT: si un membre de l’équipe présente des symptômes - même légers - tels que nausées, vomissements ou autres dérangements intestinaux, ne pas l’affecter à des tâches au contact d’aliments *(privilégier le nettoyage ou le rangement).
Préparer le repas en suivant la recette.
IMPORTANT: Pour les recettes carnées, et dans la mesure du possible, penser à préparer une petite casserole sans viande sur le côté.
Une fois le repas prêt, mettre un fond d’eau dans les casseroles vides, pour faciliter la vaisselle.

PENDANT LE REPAS

Assurer (ou au minimum superviser) le service des assiettes.
Mettre de côté les portions pour les absents.
IMPORTANT: en début de service, privilégier des petites portions ! Il faut qu’il y ait à manger pour tout le monde, et il est préférable que les gens puissent se resservir une fois que tout le monde est *passé, plutôt que de donner de trop grandes assiettes et risquer de se retrouver à court.

APRES LE REPAS

Mettre les restes éventuels de côté, dans le garde-manger.
Jeter les déchets conformément aux consignes de la team LNT.
Faire la vaisselle des ustensiles généraux (casseroles / plats de services / couverts / etc…).
Laisser la vaisselle sécher à l’air, de préférence recouverte.
- Couvrir les bacs à vaisselle une fois terminé.
- Nettoyer les plans de travail.
Ranger les victuailles / condiments non-utilisés dans le garde-manger (bac “Général”).

Codex Cuisine

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