Réunion du 27-04-2022
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Meeting notes
📅 Mercredi 27 Avril 2022 via Discord
👥 Liste des présents :
Dédé : lead logistique
Constant & Nathalie (lead déco)
Dante : lead orga générale
G2C : Guillaume
Mathieu : lead activité nuit
Nouche : lead activité jour
David (Yshkena) : bonne volonté
Rose : lead cuisine
Alyssa : co-lead activité jour
Alex
lolo
Feydreva
Tibo
Tasks ✅
Heure d'arrivés / départ de chacun de Crème brulé
Participants sans activité : a définir Rappel : Ceci est une des conditions d admission dans le camp
Ouverture du camp aux participants extérieurs
…
Agenda 📑
Sur cette réunion, prenons le temps. Pas de questions en suspens ou "ça sera plus tard en privé" Pas d'heure de fin, pas d'autre réunions après
Ceci les l'avant dernière réunion avant l’événement.
Organisation générale
Date d'arrivé des participants a compléter
Frais de participation au camp :
Proposition : Normal : 75€ ; Vendredi Samedi Dimanche : 55€ ; Low income 50€
Le but est d'avoir un prix moyen a 66€ / personne
Billetweb ? ou virement bancaire ?
Décision --> fait par plateform (ex hello asso), TiBo et Feydreva prennent le point
Logistique :
Conducteurs camion ?
Démontage : définition des horaires --> 10h
Shift vaisselle dimanche midi
Montage :
Comment s'organisent les course et le repas des premiers arrivé)
(Rose propose un pique nique plus un drive dans sa kangoo, avec un deuxieme participant à divertir du montage)
Départ :
lister les objets à récupérer (ex moquette chez Eric) et la logistique pour les embarquer dans le camion.
Activités Jour :
Plusieurs membres du camp n'ont pas proposés d'activité
Ceci est une des conditions d'adhésion au camp
ex : massage / mix / alchocol / art
Dead line : Randome : Jeudi 28 avril/ FB : Samedi 30 avril: que ceux qui peuvent répondent maintenant le fasse
Anne, Rose, Nathalie, Claire, Florence, Flora, André, Aurélia, Dante, Alina, Aurélia, Alex, Guillaume, Cendre, Remy, Calipso, Xavier
Dead Line des FB pour apparaitre dans le WWW est dépassée --> comment assurer la publicité des activités Ran'Dome qui n'ont pas encore été déclarée ?
Plusieurs personnes
Activités Nuit :
Planning ?
LNT
Organisation ? shifts ? autres ?
Confirmation des membres de l'équipe
Déco
Organisation ? shift ? autres ?
Confirmation des membres de l'équipe
Bien être, Consentement, Réduction des risques
On cherche des volontaire sur ce pole
André veut bien prendre la RDR
On cherche 2 personnes pour le consentement :
1 personne Féminine
1 personne Masculine
Qui assure la formation des personnes chargées du consentement ? (prévention mais aussi procédures de gestion des éventuels problèmes)
Cuisine :
Point archives : où se trouvent les documents ?
Point d'avancement :
Remplissage des dates d’arrivés pour compter les repas !
recettes ?
Budget ? : déjà attribuer : augmentation de +10% par rapport a 2019 : 6 €/jours/personnes
Shift a remplir
Revue des fiches Kanboard
Discussion 💬
Stockage il existe une nouvelle cave Ran'Dome mais ça implique de vider le nouvel emplacement (à déplacer dans une cave voisine) --> faire un appel pour vider la cave au 36 avant
IT : pb d'accès au cloud depuis les téléphone portable (Mathieu, ) ok sur mobile pour Nath & Dédé
Stère de bois, taille brasero prévue cout 60€ Ran'Dome a deux brasero dispo
Logistique
TiBo récupère la moquette chez Eric
John apporte directement les tables à CB
Burn Crème Brulée Samedi 22h-00h - Ran'Dome va probablement diffuser de la musique pendant le Burn.
Overture du camps à des participants extérieurs: fait il y a une semaine -> 2 nouvelles personnes. Donc 32 personnes total sur un objectif de 45. Ce qui impacte le prix des camp fees
participants : supprimer ligne 28
Camp fees: 75 euros pour tarif normal (mercredi-dimanche) 55 euros pour vendredi-dimanche. Et un tarif solidaire à 50 euros (faire une demande à ??? jusqu'à ??);
pour payer les camp fees: virement ou billetweb/helloasso? (possibilité pour le public de prendre en charge les frais) la gestion par une plateforme semble plus simple (RanDome est déjà enregistré)
rajouter dans le questionnaire de demande d'adhésion si on a déjà un billet ou pas pour les nouvelles demandes.
Cuisine:
Gestion du froid : au moins sur fromage, beurre, restes. Amener une glacière électrique?
--> Dante & Rose. Appel aux glacières si vous pouvez en amener une
il nous faut le nb de participants. Rose prévoit de faire les courses en amont et amener un repas pour le lundi soir (cake salés etc). 10 personnes à nourrir pendant le build. Y a une supérette dans le bled à côté, le gros supermarché doit se trouver à la Souterraine. Rose prévoit un drive mardi ou mercredi (avec un volontaire) pour compléter les courses.
Pour le dimanche: des fajitas
budget 955 euros mais reste à vérifier les softs. Alcool en self reliance.
Prévoir du saucisson et du jambon (viande séchée) pour les omnivores y compris du sans porc
Menus: (Rose confirme sur discord)
lundi pic nic
mardi salade de riz , soir : pate soja(midi)
mercredi:
jeudi chili sin carne
vendredi pad thai
samedi: fajitas (attention aux quantités: qd tu passes en dernier il te manque parfois tel ou tel truc, et aussi le nb de fajitas par personne)
dimanche midi: un casse-croûte pour tout le monde (pain saucisson/fromage/houmous etc: pas de vaisselle)
vérifier le nombre de volontaires cuisine pour vérifier que tous les shifts pourront être assurer
Pour le paiement: André voit avec Rose + faire une note de frais rapidement
trouver des personnes pouvant faire l'avance de fonds (prevoir plusieurs CB, attention aux plafonds de paiement si 1 seule carte)
Gestion du démontage : combien de personnes ? et gestion de la dernière vaisselle.
faire le point sur les tupperware: pour les restes (que chacun amène les emballages de glace vides?) si on en achète: 4 grands?
caissettes: Alex en a 3 ou 4 de nowhere, prévoir des cartons pour stocker/répartir la bouffe par jour/snacks/etc
Organisation des shift :
--> envoyer les inscriptions à Philippe, sur Discord
LNT : équipe fixe réduite, seul nomitatif les poubelle pour les Frenche Burner Le nettoyage du camp incombe a tous
Logistique:
Conducteurs camion: Dante, Cendre & David; André dispo pour descendre le chachou de WTF; Cendre accompagnera Sylvain à Bruxelles après l'évènement
samedi : cherchage de chachou Dédé & Dante
A/R à Crême Brûlée : David Cendre Dante
envoi du chachou à Bruxelles Cendre et Dante
besoin de l'original du permis de conduire pour les conducteurs déclarés au moment de la location du camion
Démontage: on démarrera le démontage à 10h dimanche
Lister les objets à récupérer à droite et à gauche (table de massage: Eric & Mathieu peuvent en fournir, Mathieu passe la sienne via TiBo, Eric ferait don d'une table - à choper par TiBO avec la moquette ?)
Penser où on gare le camion le samedi soir
Activités jour:
toujours très peu de retour
relance par mail, par SMS et sur les forum Ran'Dome rien n'y fait :'( on rappelle que c'est une condition d'adhésion au camp
Karaoke (by Guillaume & Rebecca): jeudi 22h - 00h. Mathieu en a fait récemment et peut partager son expérience.
frisbee fluo de nuit : quand le faire ? Ultimate vendredi après midi
la deadline est vendredi dernier carat pour remonter son activité à Nouche.
Pas de tableaux dispo pour crême brulée : voir si on peut en récupérer, sinon acheter, option "prendre de la peinture tableau blancs"
Activité nuit / son
proposition d'une coordination entre les camps
demande de DJ arrivent en masse
time table à paraitre bientot
Mathieu recoit encore des candidatures. Les gens d'ATC viennent régulièrement mixer chez nous, les relancer ? Style tranquille à bourrin, selon le mood, avec expérience ou pas. Le planning du samedi doit être flexible jusqu'à 1h du matin (because le burn). Si on doit fermer un soir, pas de problème (coordination avec les autres camps). Mathieu contacte les leads son des autres camps via le discord des FB > demande envoyée à Miyuki pour l'habiliter ok.
Le mieux pour le son c'est la diversité <3
à prevoir playlist/DJ pour danser le rock (west coast swing ?) --> Voir Nath & Constant
LNT:
pas besoin de budget (ils récupèrent). Pas besoin de shift (ils se mettent à 4-5 sur le sujet avec le super pouvoir de faire appel aux autres en cas de besoin)
Déco :
besion d'un Co-Lead pour gérer le démontage de la déco et faire l'inventaire
Nathalie quitte le site vendredi
Mathieu se propose & Alex aussi
but : inventorier le matériel
--> prendre scotch de peintre et marqueur pour noter ce qui est Ok et KOI
Alex s'est inscrit dans l'équipe, idée pour un panneau d'affichage. Point de suspension? Faire une proposition
Bien-être, consentement, RDR:
on cherche des volontaires - Paul s'est proposé (mais est pas dans le camp à CB), Nathalie est intéressée
note Paul est lead CB; donc hors ran'dom mais présent sur site CB
Nath se propose comme référent féminin, elle a l’expérience (médiation en milue BDSM), l’intérêt pour le sujet, et va a Nowhere et Crême Brûlée
Mathieu suivra le sujet aussi , expérience école
Réunion de Camp Jeudi 06/05 de 11h à 12h (à décaller au jeudi soir ?) --> réaborder la question + synchro avec les activité jour